Promozione Eventi

autore Michele

Aggiornato al 3 Giugno 2021

Quante volte eventi interessanti, degni di essere seguiti da un grande pubblico e organizzati in modo eccellente non raccolgono abbastanza pubblico?

Purtroppo quando si stanzia un budget per la realizzazione di un evento, non sempre si dedica una voce di spesa alla promozione e alla pubblicità.

Questo è invece un passaggio fondamentale se vuoi organizzare un appuntamento culturale, una serata, un incontro speciale di qualsiasi tipo, sia come privato che come istituzione.

Oggi è possibile, anzi indispensabile, promuovere un evento sia con metodi classici (manifesti, locandine, flyer, comunicati stampa) che in forma digitale (social media).

 Vediamo insieme come.

L'analisi preliminare

Prima di iniziare a promuovere un evento, è importante fissare i tuoi obiettivi: per qualcuno potrebbero essere le vendite dei biglietti, per qualcun altro mostrare il volto dell'azienda e farsi conoscere. In ogni caso dovrai impostare in anticipo i tuoi obiettivi e assicurarti che siano chiari per ciascuna parte coinvolta nella promozione.

Il primo passo per pubblicizzare un evento? Un'analisi attenta di alcuni elementi chiave:

  • il tipo di evento (incontro culturale, inaugurazione, serata a tema gastronomico, convegno scientifico, ecc.)
  • il target (cioè i destinatari, le persone che vogliamo che partecipino al nostro evento)
  • la specificità (cosa rende il nostro evento unico? Perché bisognerebbe partecipare?)

Una volta definiti questi elementi saprai anche su cosa puntare quando imposterai la strategia di marketing. Per assicurarti che il tuo approccio sia efficace puoi monitorare le prestazioni e apportare modifiche di conseguenza.

Promuovere un evento tramite ufficio stampa

Uno degli step classici per la diffusione di un evento è rivolgersi a un ufficio stampa. Sviluppa un comunicato stampa che racconti la tua storia e fornisca informazioni sulla tua attività e sui tuoi prodotti. L'agenzia si occuperà di coinvolgere i mezzi di informazione e invitarli a partecipare all'evento, o comunque a dargli risonanza tramite televisioni locali, pubblicazioni come quotidiani, periodici e radio.

Se non hai la possibilità di investire in un'agenzia, fornisci il comunicato stampa ai media, studenti, food blogger, familiari e amici e il passaparola farà il resto. Oppure puoi predisporre una mailing list raccogliendo dai siti ufficiali di quotidiani e tv gli indirizzi mail. A questo punto, invia un comunicato stampa con le informazioni principali riguardo l'evento. Se sulla carta stampata è difficile veder pubblicato il proprio annuncio senza rivolgersi a un professionista, i giornali online, che non hanno problemi di spazio, di solito pubblicano di buon grado questo tipo di testi. 

La promozione di un evento online

Nell'era digitale promuovere un evento tramite social permette di ottenere buona risonanza senza stanziare un budget troppo consistente.

Anche se è sempre meglio, se possibile, affidarsi a un professionista per avviare la campagna di marketing online, ci sono delle attività che potete gestire con lo staff dell'evento o attraverso il coordinamento di un'agenzia di comunicazione:

  • Creare un evento su Facebook: qui puoi condividere aggiornamenti dettagliati sull'evento, aggiungere il link ai biglietti e interagire con il tuo pubblico. Per le suddette ragioni molto probabilmente questa piattaforma ospiterà il tuo profilo principale.
  • Creare un video di promozione.
  • Fare delle riprese dell'evento.
  • Condividere la notizia se è apparsa sui quotidiani online
  • Condividere la locandina, se ne avete realizzata una, predisposta nel giusto formato
  • Scrivere un post con le coordinate del vostro evento e invitare gli amici a condividere
  • Creare un hashtag specifico per il vostro evento: prendi l'abitudine di includere l'hashtag dell'evento in tutti i tuoi post sui social media, negli altri canali di marketing e in qualsiasi materiale stampato. Rafforzare l'hashtag aiuta a fissare il tuo evento nella mente del pubblico.
  • Rendere i vostri follower partecipi dei preparativi con qualche foto scattata "sul campo", creando suspense e interesse.
  • Utilizzare in modo appropriato i diversi canali social: twitter è ottimo per aggiornamenti rapidi e in tempo reale. LinkedIn ti aiuta a trovare comunità di persone interessate a un argomento specifico, quindi cercane una interessata al tema principale del tuo evento. Instagram e Pinterest sono invece canali perfetti per condividere immagini legate all'evento e per offrire al pubblico scatti esclusivi dietro le quinte.
  • Creare un sito web dedicato all'evento

Tutte queste operazioni vanno fatte con anticipo rispetto all'evento e vanno ben pianificate per non risultare ripetitivi oppure lasciare dei vuoti di tempo troppo lunghi tra un post e l'altro. Inoltre, tutti i social vanno ben coordinati tra di loro e per ognuno vanno pensati contenuti specifici. Ecco perché vi consigliamo comunque di affidarvi a un professionista che sappia impostare anche campagne a pagamento e seguire l'evento prima, durante e dopo.

Oltre ai social può essere opportuno investire del budget per dei banner su siti web di notizie; in questo caso è sempre opportuno chiedere all’editore se il pubblico è in target con quello dell’evento.

Sempre on-line è possibile sfruttare dei portali dedicati alla promozione degli eventi come Event Tribe. Questi siti permettono di raggiungere un pubblico interessato agli eventi e di gestire la vendita dei biglietti.

Promozione di un evento con materiale cartaceo: locandine, manifesti, flyer

Pubblicizzare un evento online può essere economico e apparentemente alla portata di tutti, ma limitare la campagna di marketing al mondo dei social significa escludere un grosso bacino di potenziale pubblico.

Il tuo materiale di marketing deve essere informativo e allo stesso tempo deve riuscire a catturare l'attenzione del pubblico e rimanere fedele al marchio. È quindi indispensabile affidarsi a un buon grafico e a una buona tipografia per realizzare del materiale cartaceo, altrimenti rischi di buttare inutilmente dei soldi per una comunicazione inefficace.

I metodi promozionali tradizionali dunque mettono in contatto l'azienda e il pubblico fornendo informazioni su prodotti e attività commerciali attraverso una varietà di mezzi. A seconda del budget a disposizione puoi creare:

  • Flyer e biglietti da visita: che si tratti di distribuirli per strada, porta a porta o di esporli sulle bacheche dei negozi locali, scoprirai che questo è un mezzo incredibilmente efficace per promuovere il tuo evento.
  • Il manifesto viene affisso in luoghi pubblici o di ritrovo, per questo devi considerare dove è più probabile che si trovi il tuo pubblico di destinazione. Non è necessario stamparne migliaia, piuttosto assicurati che venga visto dalle persone giuste.
  • La locandina è invece destinata all’interno di mezzi pubblici, negozi e punti vendita. Anche in questo caso, quando avrai un'idea chiara di quale sia il tuo pubblico di destinazione possiederai un'indicazione molto più chiara di dove dovresti distribuire il tuo materiale di marketing.

Questo tipo di materiale deve essere chiaro, attraente e leggibile anche a grande distanza.

Per una buona riuscita devono essere presenti alcuni elementi indispensabili:

  • Il nome dell’evento
  • La data
  • La location
  • L'orario di inizio
  • Il prezzo di un eventuale biglietto
  • I contatti (sito web, pagina Facebook, telefono, mail)

Una volta realizzata la locandina, un buon grafico saprà adattarla anche al formato flyer. Inoltre vi fornirà il prodotto anche nel formato digitale più adatto per essere utilizzato in una campagna di marketing sui social.

È molto importante ricordare che il processo di stampa di tutto il materiale è fondamentale: materiali scadenti, stampa frettolosa, colori mal realizzati possono compromettere tutto il lavoro svolto.

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